Suomeksi In English

Dataskyddsbeskrivning

Etusivu / Dataskyddsbeskrivning

Denna dataskyddsbeskrivning beskriver hur De Högre Tjänstemännen YTN samlar in, behandlar och lämnar ut personuppgifter i sin verksamhet.

  1. Personuppgiftsansvarig

  • De Högre Tjänstemännen YTN rf (YTN), Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors, ytn@ytn.fi
  • Kontaktperson i ärenden som gäller registret: tietosuojavastaava@ytn.fi
  • Registrets namn: YTN:s allmänna personuppgiftsregister

  1. Syftet med behandlingen av personuppgifter

De Högre Tjänstemännen YTN är Akavas förhandlingsorganisation för den privata sektorn. Vi svarar för de högre tjänstemännens förhandlings- och avtalsverksamhet inom den privata sektorn. För att genomföra verksamheten behandlar YTN personuppgifter bl.a. för att kunna säkerställa personalrepresentanternas verksamhetsförutsättningar (t.ex. utbildning, information, intyg till arbetsgivaren) och för att stödja arbetsplatsverksamheten till exempel genom företagsföreningar och klubbar. Dessutom använder YTN personuppgifter till exempel för kommunikation till YTN:s aktörer (medlemsförbundens utsedda arbetstagare, arbetstagare i YTN:s interna organ), utbildning av dessa aktörer och YTN:s grundläggande verksamhet. Personuppgifterna används också för att utveckla de tjänster som YTN erbjuder samt för att genomföra personalrepresentantval på arbetsplatserna. Du kan läsa mer om verksamheten här.

  1. Registrets datainnehåll och rättslig grund för behandlingen

YTN behandlar bland annat uppgifter som är väsentliga för intressebevakning och kommunikation:

  • personalrepresentanternas anmälningar om sina roller på arbetsplatserna.
  • uppgifter om personalrepresentanternas utbildningar, inklusive anmälningar, upprätthållande av utbildningshistorik och registrering till webbutbildningar.
  • företagsföreningar och deras förvaltning.
  • företagsspecifika uppgifter om samarbetsförhandlingar som gäller högre tjänstemän samt förhandlingar om lokala avtal.
  • uppgifter om aktörer som deltar i YTN:s praktiska arbete (anställda vid YTN:s kontor och medlemsförbund, ledamöter i YTN:s styrelse) samt om berednings- och bakgrundsgrupper, styrelsemedlemmar i företagsföreningar.
  • uppgifter om den privata sektorns medlemmar inom YTN:s medlemsförbund som omfattas av YTN:s intressebevakning. Uppgifterna för registret fås från medlemsförbundens anmälningar.
  • kontaktuppgifter (e-postadress) till de röstberättigade vid val av personalrepresentant på en enskild arbetsplats. Dessa raderas efter valet.
  • uppgifter som medlemmar som deltagit i en strejk har anmält för utbetalning av strejkunderstöd.

Följande personuppgifter kan samlas in i registret från personalrepresentantens e-tjänstanmälningar:

  • förnamn, efternamn, personbeteckning, kontaktuppgifter såsom två e-postadresser, hemadress, postnummer, postanstalt, två telefonnummer, medlemsförbund.

Dessutom kan personalrepresentanten ange alla eller en del av följande uppgifter i anmälan om förtroendeuppdrag:

  • startdatum, slutdatum, avtalsområde, kollektivavtal som tillämpas, roll, antal personer som representeras, företagsförening samt arbetsplatsuppgifter; företagets FO-nummer, företagets namn, verksamhetsställets namn, verksamhetsställets postadress, verksamhetsställets postnummer och postanstalt. Dessutom anmäler sig personalrepresentanterna till utbildningar i registret, varvid följande uppgifter samlas in om dem: kursens namn och namnet på personen som anmält sig, som båda bildar utbildningshistoriken.

Följande uppgifter om medlemmar i medlemsförbund kan samlas in i registret:

  • efternamn, förnamn, yrkesbeteckning, fackförbund, födelsedatum, personbeteckning, telefonnummer, två e-postadresser, gatuadress, postanstalt och -nummer, datum för dataöverföringen samt uppgifter om arbetsplatsen; arbetsgivare, arbetsplatsens namn, FO-nummer, gatuadress, postanstalt och postnummer.

Dessutom uppger medlemmarna kontonummer och strejkdagar då de ansöker om strejkunderstöd.

Dessutom kan YTN använda kakor (cookies) på sin webbplats för att analysera användningen av webbplatsen. Du kan läsa mer om de kakor som vi använder längst ned på den här sidan.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är samtycke, eller berättigat intresse när det gäller personuppgifter som erhållits från medlemsförbund. Behandling av uppgifter som behandlas på grundval av ett berättigat intresse är nödvändig för YTN:s verksamhet, och YTN:s behandling av personuppgifter kan inte anses vara överraskande eller särskilt omfattande. Behandlingen av fackförbundets medlemsuppgifter sker i samband med YTN:s lagliga verksamhet och dessa uppgifter skyddas med lämpliga skyddsåtgärder.

Personuppgifter används inte för automatiskt beslutsfattande.

  1. Normala informationskällor

Uppgifter lämnas till registret av YTN:s personalrepresentanter, företagsföreningsaktiva, andra YTN-aktiva och personer som söker strejkunderstöd, personer som anmäler samarbetsförhandlingar och YTN-aktörerna själva samt YTN:s medlemsförbund.

  1. Normalt utlämnande och överföring av uppgifter

Uppgifter lämnas ut eller överförs enligt följande:

  • för intressebevakningsbehov bland medlemsförbundens experter och tjänstemän.
  • till YTN-aktörer för avtalsområdesspecifik kommunikation samt för verifiering av medlemsuppgifter.
  • till de anställda i YTN:s medlemsförbund som ansvarar för utbetalningen av strejkunderstöd
  • till förtroendemän och andra personalrepresentanter för att identifiera dem som ska representeras samt sköta kommunikationen och intressebevakningen
  • till personalrepresentanter, om dessa representerar personerna i fråga på sin egen arbetsplats och personalrepresentanten inte får uppgifter av personens arbetsgivare till exempel för information eller för att organisera val (på en arbetsplats som inte har en personalrepresentant ges uppgifterna även till den person/grupp som organiserar valet)
  • till andra som registrerat sig i ärendetjänsten, om du har gett ditt samtycke till detta
  • för att möjliggöra din inloggning med SSO på andra tjänster som vi tillhandahåller
  • för att genomföra kommunikation, bland annat användning av ett nyhetsbrevsverktyg såsom
    • Liana Technologies Oy
  • för forskningsändamål, bland annat för att genomföra enkäter
  • IT-tjänsteleverantörer såsom
    • Mediamaisteri Oy
    • Microsoft
    • Somic Ab
    • Valve Branding Oy
    • Vitec Avoine Oy
    • Webropol Oy
  • leverantörer av ekonomiförvaltningstjänster såsom
    • Fennoa Ab
    • Taloushallinta Uniikki Oy
  • resetjänsteleverantörer såsom
    • Elämys Travel Design Oy
  • när vi bedömer att överlåtande är nödvändigt för att verkställa våra rättigheter, skydda din eller andras säkerhet, utreda missbruk eller svara på en myndighetsbegäran
  • uppgifterna lämnas inte ut för direktmarknadsföring

  1. Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifterna överförs i princip inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Våra tjänsteleverantörer kan dock behandla personuppgifter utanför EU eller EES-området, men alltid med de skyddsåtgärder som krävs enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR), till exempel genom att använda standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen eller genom att förlita sig på ramverket för dataskydd mellan EU och USA. Du kan läsa om grunderna för överföring av personuppgifter till exempel på Dataombudsmannens webbplats: https://tietosuoja.fi/sv/overforing-av-personuppgifter-till-lander-utanfor-ees.

  1. Principer för skydd av registret och datasäkerhet

Åtkomsten till personuppgifterna är starkt begränsad med sedvanliga tekniska skyddsåtgärder. Det måste finnas en grund för granskningen av uppgifter och varje granskning registreras i loggarna. Personuppgifterna är skyddade mot utomstående användning och användningen av medlemsuppgifter övervakas.

Inom medlemsförbunden används registret av avtalsbranschernas avtalsområdesansvarig, experter, kommunikatörer, assistenter och andra aktörer som ansvarar för intressebevakning. Dessutom används registret av personalen på YTN:s kontor. YTN:s samordningsgrupp beslutar om beviljande av användarnamn.

Registeruppgifterna finns på servrar som är belägna inom EU/EES-området och som övervakas av registrets tekniska tjänsteleverantörer, såsom Vitec Avoine Oy eller dess underleverantör. Registret är skyddat mot utomstående användning och åtkomsten är begränsad till sådana personer som behöver uppgifterna i fråga för att utföra sina arbetsuppgifter. Användarna av registret har personliga användarnamn och lösenord samt använder multifaktorautentisering.

En närmare beskrivning av den huvudsakliga registerleverantörens säkerhetsåtgärder och principer för databehandling finns här på finska: https://www.vitec-avoine.com/turvallisuus/

  1. Dina rättigheter och lagring av personuppgifter

Varje registrerad har rätt att kontrollera de uppgifter om personen som finns i registret. Du kan göra detta själv på adressen https://asiointi.ytn.fi/ eller genom att skicka en begäran om granskning av uppgifterna per e-post till adressen tietosuojavastaava@ytn.fi, som du också kan kontakta om du vill utöva dina andra rättigheter.

Varje registrerad har rätt att kräva att felaktiga uppgifter i registret korrigeras eller raderas. Felaktiga uppgifter kan korrigeras själv på adressen https://asiointi.ytn.fi/ eller genom att skicka en begäran om korrigering per e-post till adressen tietosuojavastaava@ytn.fi.

Du har rätt att få de uppgifter som du själv har lämnat till oss i ett maskinläsbart format och att flytta uppgifterna från ett system till ett annat, om behandlingen grundar sig på samtycke och sker automatiskt.

Vi kan behandla dina personuppgifter på grundval av ett berättigat intresse som en del av vår verksamhet. I dessa situationer har du rätt att göra en invändning mot behandlingen av dina personuppgifter.

Du kan ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Till den del som vår behandling grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss per e-post på adressen tietosuojavastaava@ytn.fi.

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas från registret. Dina uppgifter raderas om det inte längre finns någon rättslig grund för behandlingen. Personuppgifter raderas alltid när de inte längre behövs för att uppfylla användningsändamålet, såvida inte gällande lagstiftning föreskriver annat om lagring av personuppgifter. Tiderna för radering av uppgifter är följande:

  • Medlemmar i YTN:s medlemsförbund: tiderna för radering av uppgifter beror på hur ofta medlemsförbunden lämnar uppgifter till YTN. Tiden varierar mellan radering varje vecka och att medlemmens uppgifter raderas inom 126 dagar från det att medlemmen har utträtt ur fackförbundet eller begärt radering av sina uppgifter från fackförbundets register.
  • YTN:s aktörer, YTN:s egna anställda och YTN:s bakgrundsmedlemmar och styrelsemedlemmar, personalrepresentanter, uppgifter om företagsföreningarnas styrelsemedlemmar: inom ett år efter att den sista aktörsuppgiften upphört.

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning kan du anföra besvär hos tillsynsmyndigheten. I Finland är denna myndighet dataombudsmannen.

  1. Ändringar av denna dataskyddsbeskrivning

Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras vid behov, till exempel när YTN:s behandling eller lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning uppdaterades senast 5.2.2025 (YTN:s styrelse) och publicerades 12.11.2025.