Lagen om samarbete inom företag tillämpas i företag med minst 20 anställda. Innan arbetsgivaren överväger en minskning av arbetskraften eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet på produktionsmässig och ekonomisk grund, ska arbetsgivaren föra omställningsförhandlingar. Med minskning av arbetskraft avses uppsägningar, permitteringar och anställningar som överförs på deltid.
Förhandlingsparter
Parterna i förhandlingar som gäller minskning av arbetskraften och ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet är i första hand arbetsgivaren och företrädarna för personalgruppen eller personalgrupperna. Om arbetstagarna inte har någon företrädare förs omställningsförhandlingarna tillsammans med de arbetstagare som förhandlingarna gäller.
En åtgärd som övervägs av arbetsgivaren och som gäller en eller flera enstaka arbetstagare kan behandlas mellan arbetstagaren/arbetstagarna och arbetsgivaren. Då har varje arbetstagare dock rätt att kräva att frågor som gäller hen ska förhandlas när personalföreträdaren är närvarande eller mellan arbetsgivaren och personalföreträdaren.
Hur förhandlingarna fortlöper
I praktiken inleds omställningsförhandlingar med en förhandlingsframställning som görs av arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska lämna en skriftlig förhandlingsframställning om att starta förhandlingar senast fem kalenderdagar innan förhandlingarna inleds. Under denna tid har personalens företrädare/förhandlingsparterna möjlighet att förbereda sig inför förhandlingarna. Tiden räknas inte in i de egentliga förhandlingstiderna.
Om förhandlingsframställningens format och exakta minimiinnehåll föreskrivs i lagen om samarbete inom företag.
Förhandlingarnas innehåll
Frågor som gäller minskning av arbetskraften och ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet ska behandlas i samarbetsanda i syfte att uppnå samförstånd.
Genuin dialog ska uppfyllas i förhandlingarna. Personalen ska ha en reell möjlighet att påverka lösningarna i frågor som det föreskrivs om i lagen om samarbete inom företag. Detta förutsätter att personalen får tillräckligt med information och möjligheten att lägga fram sina åsikter, kunskaper och sin erfarenhet. För att interaktion ska uppfyllas förutsätts naturligt även att förhandlingar förs i rätt tid så att personalföreträdarna fortfarande kan påverka beslutet. Alldeles för ofta förblir dessa förutsättningar endast vackra ord och de anställdas intryck av förhandlingarna är att alla beslut redan hade fattats tidigare och att man inte kunde konkret påverka något.
Till frågor som ska förhandlas om hör åtminstone grunderna för och effekterna av de åtgärder som riktas mot personalen, en handlingsplan eller verksamhetsprinciper och alternativ för att begränsa den krets av personer som berörs av åtgärden och för att lindra de negativa följderna av åtgärden för arbetstagarna.
Enligt samarbetslagen har personalföreträdaren eller arbetstagaren som deltar i förhandlingarna rätt att skriftligen lämna förslag och alternativa lösningar för behandling i omställningsförhandlingarna. Om arbetsgivaren inte anser att förslaget eller den alternativa lösningen är lämplig eller genomförbar ska arbetsgivaren skriftligen redogöra för sina synpunkter under förhandlingarna om orsakerna för sin inställning.
Efter att grunderna och effekterna har behandlats ska åtminstone följande uppgifter framgå:
- vilket arbete minskar och varför
- hur mycket uppskattas arbetet minska
- under vilken tidsperiod sker minskandet
- hur ändras eventuellt produktionen
- vilka eventuella överlappningar förekommer det i arbetsuppgifterna
- vilka arbetsuppgifter överförs, om de överförs
- går verksamheten med vinst/förlust
- tillräckligt tydliga och exakta uppgifter om ekonomiska grunder
- grunderna för omorganisering av arbete
- grunderna för kostnadsbesparingar
- vilka tal och kalkyler utgår besparingsbehovet från
- i vilken omfattning är det motiverat eller nödvändigt att minska arbetstagare
- Då grunderna för och effekterna av minskande har utretts, ska man förhandla om alternativen för att begränsa den arbetskraftsvolym som ska minskas och även hur man kan mildra de följder som minskandet orsakar arbetstagarna.
Målet för samarbetsförfarande är att minimera de skador som minskande av arbetskraft orsakar personalen och utreda hur uppsägningar kan undvikas.
Frågor som ska behandlas i förhandlingarna är särskilt utbildnings- och omplaceringsmöjligheter samt arbets- och arbetstidsarrangemang. Andra frågor som ska förhandlas om och behandlas kan till exempel vara antalet personer som frivilligt godkänner deltidsarbete, studieledighet och andra motsvarande arrangemang. Dessutom ska man i omställningsförhandlingar behandla möjligheter att minska de sociala och ekonomiska olägenheter som uppsägningar, permitteringar och övergång till deltidsarbete orsakar, om det inte är möjligt att avstå från att minska arbetskraften.
Förhandlingarnas minimilängd
I lagen föreskrivs om minimilängd för förhandlingar som gäller minskande av arbetskraft. Minimitiden för förhandlingar är antingen 14 dagar eller sex veckor. Den förhandlingstid som tillämpas beror på företagets storlek, antalet arbetstagare som åtgärderna gäller och permitteringens längd. Kollektivavtal kan innehålla överenskommelser som avviker från de ovannämnda förhandlingstiderna.
Förhandlingar som pågår i 14 dagar
Arbetsgivaren anses ha fullgjort sin förhandlingsskyldighet då förhandlingarna har förts under 14 dagar efter att de inletts i följande fall:
Om de uppsägningar, permitteringar, överföringar till anställning på deltid eller ändringar i arbetsavtalets väsentliga villkor som arbetsgivaren överväger gäller färre än tio arbetstagare eller om det handlar om permitteringar som varar i högst 90 dagar och som gäller minst tio arbetstagare eller om antalet arbetstagare med anställningsförhållande på företaget är regelbundet minst 20 men mindre än 30.
Den tid som reserverats för förhandlingarna betyder kalenderdagar. Tiden räknas från den första förhandlingsdagen inklusive denna dag.
Förhandlingar som pågår i sex veckor
Arbetsgivaren anses ha fullgjort sin förhandlingsskyldighet då förhandlingarna har förts under sex veckor efter att de inletts i följande fall:
Arbetsgivaren överväger uppsägning, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för minst tio arbetstagare eller permittering av minst tio arbetstagare för mer än 90 dagar och företaget har regelbundet minst 30 arbetstagare.
Efter att förhandlingstiden gått ut ska arbetsgivaren inom en rimlig tid lägga fram en allmän utredning om de beslut som övervägs på basis av förhandlingarna. Lagen eller dess motivering definierar inte längden på rimlig tid. I praktiken kan en rimlig tid i situationer med omfattande minskande av arbetskraft vara högst några veckor.
Anteckning om förhandlingar
Lagen föreskriver inte för arbetsgivaren en automatisk skyldighet att föra protokoll över förhandlingarna. Arbetsgivaren ska emellertid se till att protokoll förs över förhandlingarna om någon som deltar i dem begär detta. I lagen definieras inte en exakt tidpunkt för begäran.
Eftersom ett protokoll över förhandlingarna har en central betydelse vid senare bedömning av förhandlingarnas innehåll och uppfyllelse av förhandlingsskyldigheten, ska personalens företrädare/förhandlingspart be att protokoll ska föras. Den mest ändamålsenliga tidpunkten för denna begäran är i början av förhandlingarna. Man gör klokt i att på förhand avtala om justering av protokoll samt överlämning av det. I praktiken lönar det sig att avtala så att protokollet för den förgående förhandlingen skickas till parterna minst en dag före den nya förhandlingen.
Av protokollen ska framgå åtminstone:
- när samarbetsförhandlingar har förts
- vilka som har deltagit i dem
- förhandlingsresultaten
- ställningstaganden från parter som inte är eniga
I protokollet kan man diktera ordagrant egna ställningstagande eller bifoga färdigt skrivna begäranden om upplysningar om olika frågor. Likaså kan man lämna en reservation om att begäranden om upplysningar eller kommentarer lämnas in senare som bilagor. När man handlar på detta sätt kan ingen senare påstå att frågan inte skulle ha tagits upp under förhandlingarna. Sådant som inte antecknas eller till exempel diskussioner som sker utanför förhandlingarna har knappt något bevisvärde senare då man går igenom förhandlingsinnehållet. Även protokollbilagorna ska kvitteras. Underskriften bekräftar att förhandlingsförloppet, behandlingen av frågor och parternas åsikter har antecknats i enlighet med vad som anges i protokollet.
Om enighet eller avtal om den fråga som behandlas inte uppnåtts i förhandlingarna ska man i stället för bland annat anteckningar som säger ”det konstaterades”, ”det avtalades” osv. formulera ”arbetsgivarens företrädare konstaterade” osv. Om protokollets innehåll inte kan ändras till att motsvara det faktiska händelseförloppet eller om innehållet annars är otydligt, kan man helt vägra underteckna protokollet.
Om det uppstår oenighet om de förda förhandlingarnas lagenlighet eller uppsägningarna, permitteringarna, anställningarna som överförs på deltid eller ändringen av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet, tar YTN ärendet till behandling. Då utreder vi möjligheterna att bestrida ärendet.
Kom ihåg att meddela YTN om omställningsförhandlingar som förs i ditt företag – du kan göra en anmälan i vår ärendetjänst!