Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Ylemmät Toimihenkilöt YTN kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja toiminnassaan.

1. Rekisterinpitäjä

• Ylemmät Toimihenkilöt YTN ry (YTN), Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki, ytn@ytn.fi
• Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava@ytn.fi
• Rekisterin nimi: YTN:n yleinen henkilötietorekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ylemmät Toimihenkilöt YTN on Akavan yksityisen sektorin neuvottelujärjestö. Vastaamme yksityisellä sektorilla ylempien toimihenkilöiden neuvottelu- ja sopimustoiminnasta. Toiminnan toteuttamiseksi YTN:n käsittelee henkilötietoja mm. voidakseen varmistaa henkilöstöedustajien toimintaedellytykset (esim. koulutus, tiedotus, todistus työnantajalle) ja tukeakseen työpaikkatoimintaa esimerkiksi yritysyhdistysten ja kerhojen kautta. Lisäksi YTN:n käyttää henkilötietoja esimerkiksi YTN:n toimijoille (jäsenliittojen nimetyt työntekijät, YTN:n sisäisten toimielinten työntekijät) viestimiseen, heidän kouluttamiseensa ja YTN:n perustoimintaan. Henkilötietoja käytetään myös YTN:n tarjoamien palveluiden kehittämiseen sekä työpaikoille järjestettävien henkilöstöedustajavaalien toteuttamiseen. Voit lukea toiminnasta enemmän täältä.

3. Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn oikeusperusta

YTN käsittelee muun muassa edunvalvonnan ja viestinnän kannalta olennaiset tietoja:

• henkilöstöedustajien ilmoitukset rooleistaan työpaikoilla.
• henkilöstöedustajien koulutuksiin liittyvät tiedot sisältäen ilmoittautumiset, koulutushistorian ylläpidon ja verkkokoulutuksiin kirjautumiset.
• yritysyhdistyksistä ja niiden hallinnoista.
• yrityskohtaiset tiedot ylempiä toimihenkilöitä koskevista yhteistoimintaneuvotteluista sekä paikallisen sopimisen neuvotteluista.
• YTN:n käytännön työhön osallistuvista toimijoista (YTN toimiston ja jäsenliittojen työntekijät, YTN:n hallituksen jäsenet) sekä valmistelu- ja taustaryhmistä, yritysyhdistysten hallitusten jäsenet.
• YTN:n edunvalvonnan piirissä olevista YTN:n jäsenliittojen yksityisen sektorin jäsenistä. Tiedot rekisteriin saadaan jäsenliittojen ilmoituksista.
• yksittäisen työpaikan henkilöstöedustajavaalien äänioikeutettujen yhteystiedot (sähköpostiosoite), jotka poistetaan vaalien päätyttyä.
• lakkoon osallistuneiden jäsenten ilmoittamat tiedot lakkoavustuksen maksamista varten.

Rekisteriin voidaan kerätä seuraavat henkilötiedot henkilöstöedustajan asiointipalveluilmoituksista:

• etunimi, sukunimi, henkilötunnus, yhteystiedot kuten kaksi sähköpostiosoitetta, kotiosoite, postinumero, postitoimipaikka, kaksi puhelinnumeroa, jäsenliitto.

Lisäksi henkilöstöedustaja voi ilmoittaa luottamustehtäväilmoituksessa seuraavat tiedot tai osan seuraavista tiedoista:

• alku-pvm., loppu-pvm., sopimusala, sovellettava työehtosopimus, rooli, edustettavien henkilömäärä, yritysyhdistys sekä työpaikkatiedot; yrityksen Y-tunnus, yrityksen nimi, toimipisteen nimi, toimipisteen postiosoite, toimipisteen postinumero ja postitoimipaikka. Lisäksi henkilöstöedustajat ilmoittautuvat koulutuksiin rekisterissä, jolloin heistä kerätään seuraavat tiedot: kurssin nimi ja ilmoittautujan nimi, joista muodostuu koulutushistoria.

Rekisteriin voidaan kerätä seuraavat tiedot jäsenliittojen jäsenistä:

• sukunimi, etunimi, ammattinimike, ammattiliitto, syntymäpäivä, henkilötunnus, puhelinnumero, kaksi sähköpostiosoitetta, lähiosoite, postitoimipaikka ja -numero, tietosiirron pvm., sekä työpaikan tiedot; työnantaja, työpaikan nimi, Y-tunnus, lähiosoite, postitoimipaikka ja -numero.

Lisäksi jäsenet ilmoittavat lakkoavustusta tehdessään tilinumeron ja lakkopäivät.

Lisäksi YTN voi käyttää internetsivuillaan evästeitä (cookies) sivujen käytön analysointiin. Voit lukea lisätietoja käyttämistämme evästeistä tämän sivun alareunasta.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on suostumus, tai jäsenliitoilta saatujen henkilötietojen osalta oikeutettu etu. Oikeutettu edun perusteella käsiteltyjen tietojen käsittely on välttämätöntä YTN:n toiminnan kannalta, eikä YTN:n henkilötietojen käsittelyä voi pitää yllättävänä tai erityisen laajana. Ammattiliiton jäsentietojen käsittely tapahtuu YTN:n laillisen toiminnan yhteydessä ja näitä tietoja suojataan asianmukaisin suojatoimin.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tietoja toimittavat YTN:n henkilöstöedustajat, yritysyhdistysaktiivit, muut YTN-aktiivit ja lakkoavustusten hakijat, yt-ilmoitusten tekijät sekä YTN-toimijat itse että YTN:n jäsenliitot.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja luovutetaan tai siirretään:

• jäsenliittojen asiantuntijoiden ja toimihenkilöiden edunvalvontatarpeisiin.
• YTN-toimijoille sopimusalakohtaiseen viestintään, sekä jäsentietojen varmentamiseen.
• lakkoavustusten maksatuksesta vastaavien YTN:n jäsenliittojen työntekijöiden käyttöön
• luottamusmiehille ja muille henkilöstönedustajille edustettavien tunnistamiseksi, viestinnän ja edunvalvonnan hoitamiseksi
• henkilöstöedustajille, jos nämä edustavat kyseessä olevia henkilöitä omalla työpaikallaan, eikä henkilöstöedustaja saa tietoja henkilön työnantajalta esimerkiksi tiedotusta tai vaalien järjestämistä varten (työpaikalla, jolla ei ole henkilöstöedustajaa tiedot annetaan myös vaalin järjestävälle henkilölle/ryhmälle)
• muille asiointipalveluun rekisteröityneille, mikäli olet antanut tähän suostumuksen
• mahdollistamaan kirjautumisesi SSO-menettelyllä tarjoamiamme muihin palveluihin
• viestinnän toteuttamiseen, muun muassa uutiskirjetyökalun käyttöön kuten
  • Liana Technologies Oy
• tutkimustarkoituksiin, muun muassa kyselyiden toteuttamiseen
• Tietotekniikkapalveluntarjoajille kuten
  • Mediamaisteri Oy
  • Microsoft
  • Somic Oy
  • Valve Branding Oy
  • Vitec Avoine Oy
  • Webropol Oy
• taloudenhallintapalveluntarjoajille kuten
  • Fennoa Oy
  • Taloushallinta Uniikki Oy
• matkapalveluiden tarjoajille kuten
  • Elämys Travel Design Oy
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
• tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Palveluntarjoajamme saattavat kuitenkin käsitellä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, mutta aina EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämin suojatoimin kuten käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai nojautumalla EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen. Voit lukea henkilötietojen siirtoperusteista esimerkiksi Tietosuojavaltuutetun sivuilta: https://tietosuoja.fi/henkilotietojen-siirrot-etan-ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietoturva

Henkilötietoihin pääsyä on rajoitettu vahvasti tavanomaisilla teknisillä suojatoimilla. Tietojenkatseluun on oltava peruste, ja jokaisesta tietojenkatselusta jää merkintä lokeihin. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Rekisteriä käyttävät jäsenliittojen henkilöstöön kuuluvat sopimusalojen sopimusalavastaava, asiantuntijat, viestijät, assistentit ja muut edunvalvonnasta vastaavat toimijat, sekä YTN:n toimiston henkilökunta. YTN:n koordinaatioryhmä päättää käyttäjätunnusten myöntämisestä.

Rekisteritiedot ovat palvelimilla, jotka ovat rekisterin teknisten palveluntarjoajien kuten Vitec Avoine Oy:n tai sen alihankkijan valvomia ja sijaitsevat EU/ETA-alueella. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä kaksivaiheinen tunnistautuminen pakotetusti.

Tarkempi kuvaus pääasiallisen rekisteritoimittajan turvallisuustoimenpiteistä ja tietojenkäsittelyn periaatteista löytyy täältä: https://www.vitec-avoine.com/turvallisuus/

8. Sinun oikeutesi ja henkilötietojen säilyttäminen

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot. Tarkastamisen voit tehdä itse osoitteessa: https://asiointi.ytn.fi/ tai toimittamalla tietojen tarkastuspyyntö sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@ytn.fi, mihin voit olla yhteydessä myös, jos haluat käyttää muita oikeuksiasi.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. Virheelliset tiedot voi korjata itse osoitteessa https://asiointi.ytn.fi/ tai toimittamalla korjauspyyntö sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@ytn.fi.

Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana toimintaamme. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Sinulla voi olla oikeus vaatia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Niiltä osin kuin käsittelymme perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa olemalla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@ytn.fi.

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamisesta rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta. Henkilötiedot poistetaan joka tapauksessa, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten, ellei voimassa oleva lainsäädäntö määrää henkilötietojen säilytyksestä muuta. Tietojen poistoajat ovat seuraavat:

• YTN:n jäsenliittojen jäsenet: tietojen poistoajat riippuvat siitä, kuinka usein jäsenliitot toimittavat tietoja YTN:lle. Tämä aika vaihtelee, mutta poistoaika on viikoittaisesta poistamisesta enintään siihen, että jäsenen tiedot poistetaan 126 päivän kuluessa siitä, kun jäsen on eronnut ammattiliitosta tai pyytänyt tietojensa poistamista ammattiliiton rekisteristä.
• YTN:n toimijat, YTN:n omat työntekijät ja YTN:n taustaryhmäläiset ja hallituksen jäsenet, henkilöstöedustajat, yritysyhdistysten hallituksen jäsenten tiedot: vuoden kuluessa viimeisen toimijatehtävän loppumisen jälkeen.

Jos katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

9. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa esimerkiksi YTN:n käsittelyn tai lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.2.2025 (YTN:n hallitus)