Skip to content

Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste kertoo, kuinka Ylemmät Toimihenkilöt YTN kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja toiminnassaan.

 

1. Rekisterinpitäjä

  • Ylemmät Toimihenkilöt YTN ry, Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki, ytn@ytn.fi
  • Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Tuomas Meriniemi, p. 0403572628
  • tietosuojavastaava@ytn.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri sisältää muun muassa edunvalvonnan ja viestinnän kannalta olennaiset tiedot:

  • henkilöstöedustajien ilmoitukset rooleistaan työpaikoilla.
  • henkilöstöedustajien koulutuksiin ilmoittautumisen, koulutushistorian ylläpidon ja verkkokoulutuksiin kirjautumisen hallinnan.
  • yritysyhdistyksistä ja niiden hallinnoista.
  • yrityskohtaiset tiedot ylempiä toimihenkilöitä koskevista yhteistoimintaneuvotteluista sekä paikallisen sopimisen neuvotteluista.
  • YTN:n käytännön työhön osallistuvista toimijoista (YTN toimiston ja jäsenliittojen työntekijät) sekä valmistelu- ja taustaryhmistä.
  • YTN:n edunvalvonnan piirissä olevista YTN:n jäsenliittojen yksityisen sektorin jäsenistä. Tiedot rekisteriin saadaan jäsenliittojen ilmoituksista.
  • yksittäisen työpaikan henkilöstöedustajavaalien äänioikeutettujen yhteystiedot (sähköpostiosoite), jotka poistetaan vaalien päätyttyä.
  • lakkoon osallistuneiden jäsenten ilmoittamat tiedot lakkoavustuksen maksamista varten.

Lisäksi YTN kerää tapahtumakohtaisia osallistumistietoja, joita kerätään tapahtumaviestintää varten. Tiedot poistetaan, kun tapahtumaan liittyvälle viestinnälle ei ole enää tarvetta. Lisäksi YTN voi käyttää nettisivuillaan evästeitä (cookies) sivujen käytön analysointiin.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan kerätä seuraavat henkilötiedot henkilöstöedustajan asiointipalveluilmoituksista: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, kaksi sähköpostiosoitetta, kotiosoite, postinumero, postitoimipaikka, kaksi puhelinnumeroa, jäsenliitto.

Lisäksi henkilöstöedustaja voi ilmoittaa luottamustehtäväilmoituksessa seuraavat tiedot tai osan seuraavista tiedoista: alkupvm, loppupvm, sopimusala, sovellettava työehtosopimus, rooli, edustettavien henkilömäärä, yritysyhdistys sekä työpaikkatiedot; yrityksen Y-tunnus, yrityksen nimi, toimipisteen nimi, toimipisteen postiosoite, toimipisteen postinumero ja postitoimipaikka. Lisäksi henkilöstöedustajat ilmoittautuvat koulutuksiin rekisterissä, jolloin heistä kerätään seuraavat tiedot: kurssin nimi ja ilmoittautujan nimi, joista muodostuu koulutushistoria.

Rekisteriin voidaan kerätä seuraavat tiedot jäsenliittojen jäsenistä: sukunimi, etunimi, ammattinimike, ammattiliitto, syntymäpäivä, henkilötunnus, puhelinnumero, kaksi sähköpostiosoitetta, lähiosoite, postitoimipaikka ja -numero, tietosiirron pvm, sekä työpaikan tiedot; työnantaja, työpaikan nimi, Y-tunnus, lähiosoite, postitoimipaikka ja -numero.

Lisäksi jäsenet ilmoittavat lakkoavustusta tehdessään tilinumeron ja lakkopäivät.

Tietoja kerätään vain tarvittavilta osin. Peruste henkilötunnuksen keräämiseen: Jotta YTN voi pitää yllä GDPR mukaista oikeutta tiedon oikeellisuuteen ja sen varmistamiseen, on henkilötunnuksen kerääminen välttämätön tämän toteuttamiseksi rekisterissämme.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tietoja toimittavat YTN:n henkilöstöedustajat, yritysyhdistysaktiivit, muut YTN aktiivit ja lakkoavustusten hakijat, yt-ilmoitusten tekijät sekä YTN-toimijat, että YTN:n jäsenliitot.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan:

  • jäsenliittojen asiantuntijoiden ja toimihenkilöiden edunvalvonta tarpeisiin.
  • YTN-toimijoille sopimusalakohtaiseen viestintään, sekä jäsentietojen varmentamiseen.
  • lakkoavustusten maksatuksesta vastaavien YTN jäsenliittojen työntekijöiden käyttöön
  • luottamusmiehille ja muille henkilöstönedustajille edustettavien tunnistamiseksi, viestinnän ja edunvalvonnan hoitamiseksi
  • muille asiointipalveluun rekisteröityneille, mikäli olet antanut tähän suostumuksen
  • mahdollistamaan kirjautumisesi SSO-menettelyllä tarjoamiamme muihin palveluihin
  • viestinnän toteuttamiseen, muun muassa uutiskirjetyökalun käyttöön
  • tutkimustarkoituksiin, muun muassa kyselyiden toteuttamiseen
  • kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
  • tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Yhteistyökumppanimme saattaa käsitellä henkilötietoja alueen ulkopuolella, mutta aina GDPR:n edellyttämin suojatoimin.

7. Rekisterin suojauksenperiaatteet ja tietoturva

Rekisteritiedot ovat palvelimilla, jotka ovat rekisterin teknisen ylläpitäjän Vitec Avoine Oy:n tai sen alihankkijan valvomia ja sijaitsevat EU/ETA-alueella. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä kaksivaiheinen tunnistautuminen pakotetusti.

Tarkempi kuvaus rekisteritoimittajan turvallisuustoimenpiteistä ja tietojenkäsittelyn periaatteista löytyy täältä:

https://www.vitecsoftware.com/fi/tuotealue/avoine/avoine/turvallisuus/

Rekisteriä käyttävät jäsenliittojen henkilöstöön kuuluvat sopimusalojen sopimusalavastaava, asiantuntijat, viestijät, assistentit ja muut edunvalvonnasta vastaavat toimijat, sekä YTN toimiston henkilökunta. YTN:n koordinaatioryhmä päättää käyttäjätunnusten myöntämisestä.

Henkilötietoihin pääsyä on rajoitettu vahvasti, ja mm. henkilötunnus on vain rajattujen käyttäjien nähtävissä. Tietojenkatseluun on oltava peruste, ja jokaisesta tietojenkatselusta jää merkintä lokeihin. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

8. Sinun oikeutesi

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot. Joko itse osoitteesta: https://asiointi.ytn.fi/ tai toimittamalla tietojen tarkastuspyyntö sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@ytn.fi

Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten, ellei voimassa oleva lainsäädäntö määrää henkilötietojen säilytyksestä muuta. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista.

Virheelliset tiedot voi korjata itse osoitteessa https://asiointi.ytn.fi/ tai sähköpostitse tietosuojavastaava@ytn.fi

Rekisteröityessäsi hyväksyt tämän tietosuojaselosteen sisällön mukaiset toimet.

9. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 28.4.2021.