Henkilöstöedustajan valinta edessä? Ohjeet sähköisiin vaaleihin

Oletko järjestämässä työpaikallasi henkilöstöedustajan valintaa, mutta et tiedä miten?

Olette sitten valitsemassa luottamusmiestä, luottamusvaltuutettua, työsuojeluvaltuutettua tai hallintoedustajaa, valinta tulee tehdä hyvää hallintoa noudattaen. Kaikkien, joita henkilöstöedustaja työpaikalla edustaa, tulee tulla kuulluiksi.

On tärkeää varmistaa, että edustettavat tietävät vaaleista, voivat asettua ehdolle ja voivat vaikuttaa valintaan.

Sähköinen vaali on tätä päivää

Kaikki äänioikeutetut eivät välttämättä työskentele samoissa tiloissa tai heillä voi olla haastavat työmatkat tai -ajat äänestämisen kannalta. Monessa tilanteessa sähköinen äänestys on toimivin ratkaisu.

Henkilöstöedustajamme, hyödynnä YTN vaalisovellus

Löydät asiointipalvelustamme YTN vaalisovelluksen, jolla voit helposti toteuttaa vaalit sähköisenä YTN:n tarjoamassa ja turvaamassa palvelussa. Kirjaudu asiointi.ytn.fi -palveluun tunnuksillasi, ja ota vaalisovellus käyttöösi.

Kun käytät YTN vaalisovellusta, kerrothan äänestäjille, että annat heidän sähköpostiosoitteensa Ylempien toimihenkilöt YTN ry:n käyttöön äänestyksen järjestämiseksi. YTN ei käytä vaalisovellukseen antamiasi äänestäjien henkilötietoja muuhun kuin järjestämäsi vaalin äänestyslinkkien lähettämiseen. Äänestäjien henkilötiedot (sähköpostiosoitteet) poistetaan järjestelmästä äänestyksen päättymisen jälkeen. Tarkemmat ohjeet löydät asiointi.ytn.fi > vaalisovellus.

Vinkki:
Voit myös testata rauhassa ennen varsinaisen vaalin toteuttamista – hyviä testailuja!

Voit halutessasi järjestää sähköisen vaalin myös muulla työkalulla. Huolehdithan kuitenkin aina, että vaalisalaisuus säilyy. Tärkeää työkalun valinnassa on, että äänestäjä saa henkilökohtaisen kutsun vaaliin, pystyy äänestämään vain yhden kerran ja ettei järjestelmään jää tietoa, mitä kukin on äänestänyt.

Malli henkilöstöedustajan valintaan

Suosittelemme henkilöstöedustajan valinnassa alla olevaa mallia, kun vaalit toteutetaan sähköisinä:

1. Vaaleista päättäminen. Ensimmäisessä kokouksessa päätetään valita henkilöstöedustaja.
   • Avataan ehdokasasettelu ja päätetään sen aikataulusta.
   • Valitaan ja nimetään tarvittaessa vaalitoimikunta.
   • Päätetään vaalien muusta aikataulutuksesta ja tiedottamisesta.
2. Vaalien avaaminen. Toisessa kokouksessa todetaan ehdolla olevat ehdokkaat.
   • Päätetään avata äänestys järjestämällä sähköiset vaalit.
   • Mikäli vaaleille ei tarvetta, todetaan ja ilmoitetaan valitut.
3. Tuloksen toteaminen. Kolmannessa kokouksessa todetaan vaalien tulos.
   • Päätetään nimettyjen henkilöiden ilmoittamisesta työnantajalle, edustettaville ja YTN-asiointipalveluun.

Kokoukset ovat yleisiä kokouksia, eli kutsuttuina ovat kaikki edustettavat henkilöt. Kokoukset voi hyvin järjestää sähköisesti Teams-tapaamisena tai vastaavana tai sähköpostikokouksena.

Työsuojeluvaalin järjestämiseen oma työsuojeluvaalisovellus

Työsuojeluvaalien järjestämiseen suosittelemme Työturvallisuuskeskuksen omaa vaalisovellusta. Löydät sen täältä. Sovellus on maksuton työkalu, jolla voi helposti toteuttaa työsuojeluvaalien sähköisen äänestyksen. Sovelluksen käyttäminen vaatii rekisteröitymisen ja palvelusopimuksen hyväksymisen.