Ohjeet henkilöstöedustajille

1.  Tarkista onko työpaikallasi tehty työaikojen vaarojen ja haittojen arviointi.
2. Mikäli arviointia ei ole tehty tai siinä ei ole työaikoja ymmärretty laajasti, ota asia puheeksi työnantajan kanssa. Työnantajalla on lakisääteinen velvoite selvittää työajoista johtuvat vaarat ja haitat sekä eri henkilöstöryhmien työhön sidottu aika.
3. Selvittäkää ja kirjatkaa nykyiset epäterveet käytännöt: matkustaminen, työhön sidonnaisuus, jatkuvat ylityöt jne.
   1. Edellytetäänkö työntekijän vastaavan puhelimeen ja sähköposteihin varsinaisen työajan ulkopuolella?
   2. Tekevätkö työntekijät työhön liittyviä matkoja varsinaisen työaikansa ulkopuolella esimerkiksi viikonloppuisin?
   3. Onko työn määrä suhteessa työaikaan mitoitettu niin, että työajat ovat ennakoitavissa?
   4. Kuinka paljon työntekijät tekevät ylitöitä?
   5.  Jääkö aikaa palautumiseen?

Työaikojen vaarojen ja haittojen arvioinnissa tulee huomioida mm.

• työpäivien pituus
• työntekijän mahdollisuus itse säätää työpäivän pituutta
• kokonaistyöaika
• peräkkäisten työvuorojen toistuvuus
• työvuorojen kiertosuunta
• ylityöt ja niiden määrä
• työn suorittamisajankohta
• työaikojen ennakoitavuus
• työhön sidonnaisuuden aiheuttama kokonaiskuormitus (esim. matka-aika, edellytys vastata työsähköposteihin ja puhelimeen varsinaisen työajan ulkopuolella)
• työntekijän mahdollisuus riittävään palautumiseen työpäivän aikana ja niiden välillä

Tietoa työajoista saa esimerkiksi:

• työaikakirjanpidosta
• työaikakyselyiden avulla
• taloushallinnon matkustusasiakirjoista

4. Pohtikaa konkreettisia keinoja, joilla työajoista aiheutuvaa kuormitusta voidaan vähentää.
Mahdollisia keinoja ovat mm.

• työn uudelleenorganisointi ja resursointi
• palautumista tukevat arjen käytännöt (sähköpostiliikenteen aikatauluttaminen, matkojen jälkeisten päivien palautuminen, työsähköpostin poissaoloviestit)
• varsinaisen työajan ulkopuolella teetettävien töiden kirjaaminen ylitöiksi
• säännöllinen työn määrän ja työajan suhteen arviointi esimerkiksi kehityskeskusteluissa

5. Varmistakaa, että kaikki sitoutuvat yhdessä muutoksiin.

Lisää huomioitavia asioista löytyy

• Hallituksen esitys työturvallisuuslain muutokseksi
• Työterveyslaitoksen työaikoihin liittyvää tutkimustietoa
• Keskeisiä asioita ylempien toimihenkilöiden työsuojelusta
• Työaikasuojelu ja psykososiaalinen kuormitus

Työajaksi luetaan työhön käytetty aika sekä aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä. Työpaikka voi tarkoittaa varsinaisen työntekopaikan lisäksi mitä tahansa sellaista työskentelypaikkaa, johon työnantaja on direktio-oikeutensa perusteella työntekijän työn tekemistä varten määrännyt.

Liukuvan työajan reunaehdot

Muissa kuin jaksotöissä säännöllinen työaika voidaan tietyin ehdoin sopia liukuvaksi. Se antaa työntekijälle mahdollisuuden sovittujen liukumarajojen puitteissa työtilanteen ja omien tarpeidensa perusteella päättää itse siitä, miten pitkän työpäivän hän kulloinkin tekee.

Liukuvan työajan käyttö edellyttää ensiksi sitä, että siitä on kirjallisesti sovittu työnantajan ja työntekijöiden kesken. Säännöllisen päivittäisen ja viikoittaisen työajan pituuden lisäksi on liukuvaa työaikaa käytettäessä sovittava seuraavista:

• kiinteän työajan pituus, eli se tuntimäärä, joka on vähintään tehtävä päivittäin vuorokautinen liukumaraja, joka lain mukaan saa olla enintään kolme tuntia päivittäisten lepoaikojen pituudet ja niiden sijoittaminen
• säännöllisten työajan ylitysten ja alitusten enimmäiskertymän pituus (nk. liukumasaldo) saa olla enintään +/- 40 tuntia
• Vuorokautisen liukuman enimmäistuntimäärästä (3 h) ja liukumasaldon enimmäiskertymästä (+/- 40 h) saa poiketa vain valtakunnallisella työehtosopimuksella. Liukumasaldon tasoittumisjaksosta voidaan sopia, mutta tämä ei ole pakollista joskin suotavaa.

Lisätyön ja ylityön käsitteet

Jos sovittu säännöllinen työaika on lyhyempi kuin työaikalaissa säädetyt enimmäistyöajat (8h / 40 h ), on säännöllisen enimmäistyöajan ja sovitun säännöllisen työajan erotus lisätyötä.

• Vuorokautista ylityötä on työ, joka ylittää laissa säädetyn vuorokautisen säännöllisen enimmäistyöajan.
•  Viikoittaista ylityötä on työ, joka ylittää laissa säädetyn viikoittaisen säännöllisen enimmäistyöajan, mutta ei ylitä vuorokautista säännöllistä enimmäistyöaikaa.

Ylityötuntien enimmäismäärät ja sopiminen lisäylityöstä

• Ylityötä saadaan teettää enintään 138 tuntia neljän kuukauden ajanjakson aikana.
• Määrää ei voida korottaa.
•  Eri alojen työehtosopimuksissa voi olla omat määräyksensä tarkastelujakson pituudesta.
• Kalenterivuodessa saa teettää ylityötä enintään 250 tuntia.
• Tämän lisäksi voidaan paikallisesti sopia luottamushenkilön kanssa kirjallisesti enintään 80 lisäylityötunnin teettämisestä.

Ylityökertymän seuranta ja seurantajaksojen laskeminen

Työnantajan on seurattava ylityökertymää reaaliajassa niin, että ylityön 4 kuukauden pituisille ajanjaksoille sekä kalenterivuodelle säädettyjä enimmäismääriä ei ylitetä.

Lisä-, yli- ja sunnuntaityökorvaukset sekä viikkolepokorvaus

• Lisätyöstä maksetaan työaikalain mukaan yksinkertainen palkka.
• Vuorokautisesta ylityöstä maksetaan kahdelta ensimmäiseltä ylityötunnilta 50 %:lla ja seuraavilta 100 %:lla korotettu palkkaa.
• Viikoittaisesta ylityöstä maksetaan 50 %:lla korotettua palkkaa.
• Työnantaja ja työntekijä voivat sopia lisä- ja ylityökorvauksen vaihtamisesta kokonaan tai osaksi vastaavaan palkalliseen vapaa-aikaan.
•  Ylityöstä annettavan vapaa-ajan pituus määräytyy ylityökorvauksia koskevien korotusprosenttien mukaisesti.
• Alalla noudatettava työehtosopimus voi sisältää laista poikkeavia lisätyön ja ylityön korvausmääräyksiä.
• Sunnuntaina tai kirkollisena juhlapäivänä säännöllisenä työaikana tehdystä työstä on maksettava sunnuntaikorvauksena 100 %:lla korotettua palkkaa. Tätä korvausta ei saa vaihtaa palkalliseen vapaa-aikaan.
• Sunnuntaina tai kirkollisena juhlapäivänä tehdystä lisä-, yli- ja hätätyöstä on sunnuntaikorvauksen lisäksi suoritettava laissa säädetty tai työehtosopimuksessa määrätty korvaus.
• Jos viikkolevon aikana on poikkeuksellisesti jouduttu työskentelemään, tulee menetetty viikkolepo korvata vastaavan pituisena palkallisena työajan lyhennyksenä tai maksaa viikkolepokorvauksena yksinkertaista palkkaa vastaava summa.
• Työaikakirjanpito ja sen sisältö
  • Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä tunneista ja niistä suoritetuista korvauksista.
  • Työaikakirjanpitoa voidaan pitää palkkakirjanpidon yhteydessä tai siitä erillisenä. Työnantaja voi kirjata työtunnit kirjanpitoon kahdella eri tavalla:
  • säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit, sekä niistä suoritetut korvaukset – tätä suositellaan käyttämään kuukausipalkkalaisilla
  • kaikki tehdyt tunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit, sekä niistä suoritetut korotusosat – tätä suositellaan käyttämään tuntipalkkaisilla

Työaikakirjanpito sekä säännöllisestä työajasta ja lisäylityöstä paikallisesti tehdyt kirjalliset sopimukset on vaadittaessa näytettävä työsuojelutarkastuksen toimittajalle sekä työntekijöiden luottamushenkilölle tai työsuojeluvaltuutetulle.
Työntekijällä tai hänen valtuuttamallaan henkilöllä on oikeus saada kirjallinen selvitys työntekijää koskevista työaikakirjanpidon merkinnöistä. Työntekijä voi pyytää itseään koskevat työaikakirjanpidon tiedot Työsuojeluhallinnon sivulta saatavalla lomakkeella Asiakirjapyyntö työnantajalle. Jos työaikakirjanpitoa ei pyynnöstä huolimatta toimiteta, voi asiassa ottaa yhteyttä työsuojeluviranomaiseen.

Psykososiaalinen kuormitus

Sopiva työkuormitus työpaikalla edistää työntekijöiden terveyttä ja työkykyä. Haitallista kuormitusta aiheutuu, kun työn psykososiaaliset kuormitustekijät ovat väärin mitoitettuja, puutteellisesti hallittuja tai esiintyvät epäsuotuisissa olosuhteissa.

Psykososiaaliset kuormitustekijät voivat aiheuttaa työntekijälle haitallista kuormitusta. Näitä kuormitustekijöitä ovat

• työn sisältöön,
• työn järjestelyihin ja
• työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyviä tekijöitä

Työturvallisuuslaki määrittelee keskeiset psykososiaaliseen kuormitukseen liittyvät työnantajan velvollisuudet. Työnantajan tulee oma-aloitteisesti välttää tai vähentää työn kuormitustekijöiden aiheuttamaa vaaraa tai haittaa työntekijöiden terveydelle.

Velvollisuus toimia

Työnantajalla on velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin saatuaan tiedon työntekijän kuormittuvan työssään terveyttään vaarantavalla tavalla. Laissa on lisäksi psykososiaaliseen kuormitukseen liittyviä työnantajan toimintavelvollisuuksia tarkentavia säädöksiä:

• väkivallan uhasta,
• häirinnästä,
• yksintyöskentelystä,
• yötyöstä ja
• työn tauottamisesta.

Työnantajan psykososiaaliseen kuormituksen hallintaan liittyviä velvoitteita on myös työterveyshuoltolaissa [http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2001/20011383]. Haitallista psykososiaalista työkuormitusta torjutaan myös työaikaa ja vuosilomaa koskevan säätelyn kautta.

Mitkä ihmeen psykologiset kuormitustekijät?

• Psykologisia kuormitustekijöitä:
• työn sisältöön,
• työn järjestelyihin ja
• työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyviä

Psykososiaaliset kuormitustekijät voivat aiheuttaa työntekijälle haitallista kuormitusta. Kuormitustekijät ovat aina työhön tai työolosuhteisiin liittyviä tekijöitä riippumatta siitä, kuka työtä tekee.
Työn sisältöön liittyvillä kuormitustekijöillä tarkoitetaan työn luonteeseen ja työtehtäviin liittyviä tekijöitä.

Työn järjestelyihin liittyvät kuormitustekijät ovat työn ja työtehtävien suunnitteluun, jakamiseen ja työn tekemisen edellytyksistä huolehtimiseen liittyviä tekijöitä työpaikalla.

Haitallista kuormitusta voivat aiheuttaa esimerkiksi:

• yksitoikkoinen työ
• jatkuva valppaana olo
• liiallinen tietomäärä
• jatkuvat keskeytykset
• kohtuuton vastuu
• toistuvat vaikeat vuorovaikutustilanteet asiakastyössä
• liiallinen tai liian vähäinen työmäärä kohtuuton aikapaine työssä
• työajoista johtuvat haittatekijät kuten vuorotyö, yötyö tai sidonnaisuus työhön, työaikaan kuulumaton runsas työhön liittyvä matkustaminen, liikkuva työ puutteet työvälineissä tai työskentelyolosuhteissa
• epäselvät tehtävänkuvat, tavoitteet tai vastuut sekä epäselvä työnjako

Työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyviä haitallisia kuormitustekijöitä voivat olla esimerkiksi:

• yksintyöskentely
• sosiaalinen ja fyysinen eristäminen toimimaton yhteistyö tai vuorovaikutus huono tiedonkulku
• häirintä ja muu epäasiallinen kohtelu
• tasapuolisen kohtelun vastainen tai syrjivä kohtelu esimiehen tai työtovereiden puutteellinen tuki

Myös työpaikan fyysiset kuormitustekijät, kemialliset, fysikaaliset ja biologiset tekijät sekä tapaturmavaarat voivat olla psykososiaalisia kuormitustekijöitä.

Psykososiaalisen kuormitustekijän tunnistaminen ja arviointi

Työturvallisuuslain lähtökohta on se, että työnantajan tulee olla tietoinen työpaikan kuormitustekijöistä. Lain 10 §:n mukainen vaarojen selvittäminen ja arviointi on keskeinen väline työn psykososiaalisten kuormitustekijöiden hallinnassa. Arvioinnin tulokset auttavat ymmärtämään, mitkä psykososiaaliset kuormitustekijät edellyttävät toimenpiteitä ja millaisiin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä niiden poistamiseksi tai vähentämiseksi. Psykososiaalisten kuormitustekijöiden tunnistamista ja arviointia koskevat samat periaatteet ja prosessit kuin työpaikan muidenkin vaaratekijöiden arvioinnissa.
Tavoitteena ei ole tunnistaa työssä kuormittuneita työntekijöitä vaan ne työn kuormitustekijät, joilla voi olla kielteisiä vaikutuksia työntekijöiden terveydelle ja turvallisuudelle.

Arvioinnin 2 vaihetta

1. Psykososiaalisten kuormitustekijöiden tunnistaminen

Ensimmäinen vaihe on, että työpaikalla tunnistetaan työn psykososiaaliset kuormitustekijät riittävän kattavasti. Tunnistaminen kohdistetaan yleensä eri työkokonaisuuksiin esim. osasto-, yksikkö- tai ammattiryhmittäin.

Välineitä tunnistamiseen

• Kuormitustekijöiden tunnistamiseen löytyy erilaisia apuvälineitä, jotka ohjaavat työnantajaa tunnistamaan ja arvioimaan tyypillisiä kuormitustekijöitä, esimerkiksi Riskien arviointi työpaikalla-työkirja
• Kuormitustekijät voidaan tunnistaa henkilöstökyselyiden avulla tai haastattelemalla työntekijöiden edustajia.
• Tietoa kuormitustekijöistä voidaan kerätä asiakirjoista, kuten
  • työterveydenhuollon työpaikkaselvityksistä
  • työaikakirjanpidosta
  • kehityskeskustelujen yhteenvedoista,

On tärkeää, että työntekijät osallistuvat kuormitustekijöiden tunnistamiseen, koska he ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita.

Työajoista johtuvat haitta-ja vaaratekijät

Työturvallisuuslaki edellyttää, että työnantaja selvittää ja arvioi myös työajoista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät. Työnantajan tulee työn ja toiminnan luonteesta riippuen ottaa huomioon esim. seuraavia seikkoja:

• työpäivien pituus,
• työntekijän mahdollisuus itse säätää työpäivän pituutta,
• kokonaistyöaika,
• ylityöt ja niiden määrä,
• työn suorittamisajankohta,
• työaikojen ennakoitavuus,
• työhön sidonnaisuuden aiheuttama kokonaiskuormitus sekä
• työntekijöiden mahdollisuus riittävään palautumiseen työpäivän aikana ja työpäivien välillä

2. Tunnistettujen kuormitustekijöiden terveydellisen merkityksen arviointi

Tässä arvioidaan, mitkä tunnistetuista psykososiaalisista kuormitustekijöistä vaikuttavat haitallisesti työntekijöiden terveyteen. Nyt selvitetään, ovatko jo olemassa olevat järjestelyt riittävät havaittujen kuormitustekijöiden hallitsemiseksi. Kyse on yleisellä tasolla tehdystä riskin arvioinnista eli sen arvioimisesta, millaisella todennäköisyydellä tunnistetut kuormitustekijät aiheuttavat psyykkistä tai fyysistä haittaa työntekijöiden terveydelle. Usein psykososiaalisten kuormitustekijöiden terveydellisen merkityksen arvioinnin toteuttaa työpaikan työterveydenhuolto, koska arviointi edellyttää riittäviä tietoja työn kuormitustekijöiden vaikutuksista terveyteen.

Työnantajalla tulee olla hallussaan työn kuormitustekijöitä koskeva selvitys ja arviointi ja sitä on tarkistettava, kun olosuhteet muuttuvat olennaisesti.

Esihenkilöiden työsuojelutehtävät

Esihenkilöiden työsuojeluun liittyviä tehtäviä työnantajan edustajina on

• jatkuvasti seurata työyhteisön tilaa ja
• seurata työtapojen turvallisuutta
• suositeltavaa käydä jokaisen työntekijän kanssa säännöllisesti henkilökohtainen kehityskeskustelu
• tulee järjestää riittävä perehdytys, jotta he pystyvät havaitsemaan työntekijöiden haitallisen kuormittumisen ajoissa.
• Työnantajan on työturvallisuuslain mukaan
  • määriteltävä esimiesten vastuut ja velvollisuudet
  • järjestettävä esimiehille asianmukaiset edellytykset hoitaa tehtäviään.
  • Tämä velvoite koskee myös esimiesten tehtäviä haitallisen työkuormituksen tunnistamisessa ja käsittelemisessä. Työpaikalla on oltava toimivat käytännöt haitallisen työkuormituksen havaitsemiseksi riittävän ajoissa.

Työsuojeluvaltuutettu – muista ainakin nämä asiat!

Työnantajalla vastaa työsuojelun toteuttamisesta työpaikalla. Työsuojeluvaltuutettu edustaa työntekijöitä

• työpaikan työsuojelun yhteistoiminnassa ja
• voi nostaa esiin työsuojeluun liittyviä kysymyksiä ja kehittämisehdotuksia.

Työsuojeluvaltuutetun keskeisin yhteistyötaho on oman työpaikan työsuojelupäällikkö, joka edustaa työnantajaa työsuojeluasioissa.